Alors que les organisations accélèrent leur transition vers RISE et S/4HANA, le nouveau modèle de licence FUE (Full Use Equivalent) de SAP est devenu une priorité pour les équipes chargées des achats. Ce changement fondamental dans la mesure des licences exige un niveau de précision sans précédent dans la compréhension de l'infrastructure et de la conception des rôles d'une organisation, car les exigences et les niveaux de licence seront désormais déterminés par les rôles et les autorisations accordés aux utilisateurs dans SAP, et non plus uniquement par leur utilisation réelle du système.
L'approche traditionnelle de la révision des licences SAP, qui consiste souvent en une analyse superficielle des classifications des utilisateurs et des modèles d'utilisation de base, est loin de répondre à nos recommandations en matière de sécurité et de réduction des coûts. Les révisions de licences FUE révèlent souvent des domaines critiques qui nécessitent une attention particulière, qu'il s'agisse de structures de rôles non conformes aux exigences FUE ou des effets en cascade que les changements de licence pourraient avoir sur les processus métier, les opérations et les coûts établis.
La mise en œuvre des mesures correctives requises exige également plus qu'une simple expertise technique. Pour réussir, il faut une compréhension approfondie de trois éléments interdépendants : l'architecture technique, les processus métier et les cadres de sécurité. La clé réside dans l'alignement et l'optimisation de ces composants tout en maintenant un équilibre efficace entre l'activation et la sécurisation des processus métier.
La bonne nouvelle, c'est qu'avec une approche et une expertise appropriée, ces défis sont tout à fait gérables et les résultats peuvent être transformateurs. Chez Turnkey, nos clients ont généralement réduit leurs FUE et leurs coûts de licence de 50 % en moyenne grâce à notre processus d'examen complet. Dans ce blog, nous vous guiderons à travers les défis uniques posés par les examens de licence FUE, nous vous dévoilerons les limites des approches traditionnelles et nous vous proposerons des stratégies concrètes pour vous aider à mener à bien ce processus.
Pourquoi le processus traditionnel de révision des licences est-il insuffisant ?
Dans le passé, l'examen des licences SAP pouvait se résumer à identifier et supprimer les utilisateurs inactifs afin de réduire la base d'utilisateurs. Cependant, cela n'est pas suffisant dans le cadre du modèle FUE, où différents niveaux de licence sont appliqués en fonction des types d'autorisations dont disposent les utilisateurs au sein du système. Cela signifie qu'une é e de révision doit identifier ce que les utilisateurs doivent faire et déterminer s'ils disposent d'accès inutiles qui peuvent être supprimés (en particulier les autorisations coûteuses du niveau avancé, telles que la publication d'un document financier, ou un rôle qui accorde un tel accès par erreur).
En outre, plusieurs autres facteurs doivent être pris en compte dans le cadre des révisions de licence FUE, ce qui peut rendre le processus particulièrement difficile :
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Structures de rôles complexes : la plupart des conceptions de rôles existantes n'ont pas été créées en tenant compte des exigences granulaires de FUE en matière de licences. Plutôt que de séparer clairement les autorisations inutilisées dans des rôles distincts pouvant être facilement supprimés, les organisations constatent généralement que leurs rôles contiennent un mélange d'autorisations utilisées et inutilisées. Cela rend l'optimisation beaucoup plus complexe que la simple suppression de certains rôles pour les utilisateurs. Il faut plutôt analyser et restructurer minutieusement les rôles eux-mêmes afin de séparer les autorisations activement utilisées de celles qui ne sont pas essentielles, tout en maintenant l'intégrité opérationnelle.
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Défis liés aux processus : les rôles et les autorisations sont étroitement liés aux processus métier, aux structures des équipes et aux besoins en personnel. Lors des examens, les organisations découvrent souvent que leurs rôles actuels ont été artificiellement élargis ou bricolés pour s'adapter à des flux de travail maladroits, plutôt que d'être conçus pour fonctionner en harmonie. La réussite nécessite donc une approche intégrée. L'objectif est de créer un cadre opérationnel rationalisé dans lequel les rôles peuvent être affinés et réduits sans perturber, mais au contraire en améliorant, la productivité des équipes et l'efficacité des processus.
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Manque de connaissances approfondies : toute la complexité décrite ci- dessus signifie que de nombreuses organisations ne disposent pas de l'expertise interne nécessaire pour comprendre pourquoi leurs coûts de licence augmentent soudainement et comment les optimiser. En outre, elles ne disposent pas toujours des connaissances techniques et commerciales nécessaires pour apprécier pleinement les liens entre les rôles et les processus et les restructurer en conséquence.
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Manque d'adhésion : les parties prenantes de haut niveau peuvent avoir du mal à comprendre pourquoi des rôles qui fonctionnent parfaitement depuis des années doivent désormais être modifiés pour répondre aux exigences en matière de licences. Elles ne savent pas que SAP a modifié son modèle de tarification ou qu'une autorisation excessive entraînera des dépenses inutiles importantes. Beaucoup ne réalisent pas non plus que la correction des rôles peut avoir des avantages considérables, au-delà de la réduction des coûts de licence.
Quatre éléments clés d'un examen des licences FUE
Lorsqu'elle est abordée de manière stratégique, une révision des licences axée sur la FUE peut s'avérer extrêmement précieuse et avantageuse sur le plan financier. Les organisations qui s'attaquent à ce processus de manière approfondie se retrouvent avec un environnement rationalisé et optimisé, prêt pour S/4HANA on RISE. Mieux encore, les économies importantes réalisées grâce à une optimisation efficace des licences peuvent contribuer à financer votre transformation numérique à plus grande échelle. La clé réside dans une approche méthodique, avec l'expertise et les ressources appropriées.
D'après notre expérience, le succès des révisions de licence FUE dépend systématiquement de quatre éléments clés :
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Approche intégrée : les organisations doivent garder à l'esprit que la révision ne concerne pas uniquement la technologie, mais aussi les processus et leur sécurisation. En outre, il convient de trouver un équilibre entre la sécurité, l'optimisation des coûts et le maintien des fonctionnalités ; si cet équilibre est atteint, les perturbations pour les utilisateurs seront minimes.
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Évaluation de l'impact : la révision peut nécessiter une optimisation des structures des équipes et des effectifs. Les utilisateurs doivent donc être préparés à tout changement qui les concernera. Par exemple, les tâches associées à une licence FUE élevée peuvent être transférées d'une équipe à une autre afin de réduire le nombre d'utilisateurs disposant d'une licence de type supérieur sur le système. Ces changements doivent être effectués avec soin, et chaque utilisateur doit être tenu informé et disposer de toutes les fonctionnalités dont il a besoin pour son travail quotidien.
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Ressources de mise en œuvre : un processus de révision efficace nécessite de disposer des personnes adéquates pour exécuter et interpréter le rapport de révision des licences, effectuer tous les tests nécessaires et mettre en œuvre les changements de contenu ou d'attribution des rôles, tout en veillant à ne pas compromettre la productivité des utilisateurs.
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Implication des parties prenantes : comme il peut être difficile d'obtenir l'adhésion des parties prenantes à tout changement, nous recommandons de commencer par impliquer les directeurs financiers et les contrôleurs financiers. En effet, les économies importantes réalisées grâce à la révision des licences sont les avantages les plus faciles et les plus évidents à mettre en avant. À partir de là, d'autres avantages, tels que l'efficacité des processus et l'amélioration de la sécurité, peuvent être mis en avant afin de rallier davantage de parties prenantes.
En résumé : migrer en toute confiance
Une révision des licences, et la possibilité d'apporter des modifications éclairées en fonction des résultats, peut être extrêmement bénéfique pour toute organisation qui migre vers des licences FUE. Non seulement elle peut rationaliser la transition vers S/4HANA et RISE, mais elle peut également faciliter cette transition tout en générant des économies substantielles.
Chez Turnkey, nos processus d'examen et de correction des licences sont conçus pour établir le scénario le mieux adapté aux besoins et à la volonté de changement de votre organisation. Nous pouvons vous présenter les faits concrets concernant votre situation en matière de licences, leur signification pour votre organisation et les changements les plus efficaces que vous pouvez apporter, en nous appuyant sur notre expérience dans l'ajustement des rôles et des autorisations.
En vous associant à Turnkey, vous avez l'assurance que vos économies et vos améliorations opérationnelles seront maximisées et que les perturbations quotidiennes seront minimisées. Vous bénéficierez d'une vision globale basée sur nos connaissances techniques, nos processus et nos références dans le secteur. Nous comblons le fossé entre les processus et la technique, en intégrant les meilleures pratiques en matière de sécurité.
Contactez l'équipe Turnkey dès aujourd'hui pour en savoir plus sur la manière de tirer le meilleur parti de votre prochaine révision de licence FUE.
