Naviguer dans les méandres des licences SAP peut s'apparenter à résoudre un casse-tête complexe, en particulier lorsque SAP modifie son modèle. Que vous soyez un professionnel chevronné de l'informatique ou un dirigeant d'entreprise cherchant à optimiser vos budgets, il est essentiel de comprendre les nuances du nouveau modèle de licence Full Use Equivalent (FUE) de SAP afin de maximiser la valeur de votre investissement tout en gérant la conformité.
Dans le cadre de la nouvelle structure de licence FUE, les autorisations des utilisateurs prennent une importance encore plus grande. Chaque rôle accordant des autorisations aux utilisateurs au sein de votre parc SAP sera pris en compte dans vos frais de licence. Cette approche vise à simplifier le processus de révision des licences, mais pourrait entraîner une augmentation des coûts de licence si les rôles et les autorisations ne sont pas optimisés.
Dans cet article, nous allons vous expliquer en détail en quoi consiste la nouvelle structure de licence FUE et ce qu'elle signifie pour votre organisation, vous expliquer en quoi elle diffère des modèles précédents et, surtout, vous montrer comment transformer ce changement en opportunité. Vous découvrirez comment un examen stratégique des licences peut non seulement vous aider à optimiser vos coûts, mais aussi à renforcer la sécurité de votre système et à soutenir vos décisions de migration. Que vous envisagiez une migration vers le cloud S/4HANA ou RISE ou que vous utilisiez déjà des solutions cloud SAP, vous obtiendrez des informations pratiques pour gérer efficacement cette transition tout en évitant les coûts imprévus.
Quelle est la nouvelle structure de licence SAP ?
Le changement le plus important apporté à ce modèle de frais de licence SAP est qu'il laisse moins de place à la négociation sans modifier l'accès des utilisateurs. Au contraire, il sera fixé en fonction des rôles et des autorisations attribués aux utilisateurs, qu'ils les utilisent ou non.
Ce n'est pas ce que les utilisateurs ont fait, mais ce qu'ils peuvent faire qui sera pris en considération.
La structure FUE est divisée en quatre types d'utilisateurs : avancé, principal, libre-service et développeur. Les coûts sont basés sur le nombre d'utilisateurs nécessaires pour obtenir une licence « Full Use Equivalent » (équivalent d'utilisation complète). Ceux qui utilisent les fonctionnalités complexes et principales de SAP seront considérés comme des utilisateurs avancés et auront besoin d'une licence complète. En revanche, ceux qui utilisent SAP moins fréquemment ou qui n'utilisent que des fonctionnalités non essentielles ne représenteront qu'une fraction d'une licence. Les ratios exacts sont les suivants :
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Avancé : 1 utilisateur pour 1 FUE
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Essentiel : 5 utilisateurs pour 1 FUE
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Libre-service : 30 utilisateurs pour 1 FUE
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Développeur : 1 utilisateur pour 2 FUE
Ce nouveau système apporte plus de clarté et d'objectivité à l'octroi de licences et à la tarification, ce qui facilite considérablement les prévisions. Cependant, cela signifie également que la manière dont les utilisateurs sont classés en fonction de leurs autorisations aura un impact significatif sur le montant total de vos frais.
Comment les organisations calculent-elles leurs FUE ?
Dans l'ancien système, les organisations pouvaient classer manuellement les utilisateurs dans des niveaux de licence inférieurs en fournissant la preuve que les utilisateurs n'utilisaient pas certaines des fonctionnalités auxquelles ils avaient accès. Si cette méthode a certainement aidé les organisations à réduire leurs coûts de licence, elle n'est pas recommandée du point de vue de la sécurité, des risques, de la conformité et de l'efficacité.
Dans le cadre du nouveau modèle FUE, les organisations devront utiliser le rapport STAR pour examiner et comprendre leur situation actuelle en matière de licences (pour plus d'informations sur le rapport STAR, voir la note SAP : 3113382). Ce rapport applique l'ensemble de règles de licence prédéfini par SAP et classe les utilisateurs en conséquence. Pour éviter les pièges courants, veillez à ce que votre organisation examine ce rapport et corrige en interne tout rôle et toute autorisation surdimensionnée avant de le soumettre à SAP. Cela vous permettra de reclasser les utilisateurs en ajustant leurs autorisations afin de mieux les aligner sur leurs fonctions réelles, optimisant ainsi l'utilisation des licences et la conformité.
Quand les FUE s'appliqueront-elles et quel sera leur impact ?
Toutes les organisations utilisant SAP doivent se tenir informées du modèle de licence FUE, en particulier dans certains cas. Les clients SAP qui migrent vers S/4HANA sur le cloud public (GROW) ou privé via RISE passeront automatiquement au modèle FUE.
Si vous envisagez différentes options de migration, il est essentiel de bien comprendre les implications en matière de licences d'une migration brownfield (lift and shift) dans votre processus décisionnel. De nombreuses organisations profitent de cette occasion pour revoir et mettre à jour leurs modèles de rôles obsolètes et optimiser leur sécurité SAP afin de s'adapter non seulement à la complexité croissante de leurs besoins commerciaux, mais aussi de réduire le coût des licences SAP FUE pour les années à venir.
SAP fera également passer naturellement les organisations déjà engagées dans une migration vers le cloud à la nouvelle structure de licence. Ainsi, si vous êtes déjà bien avancé dans votre migration, la compréhension du nouveau modèle pourrait vous aider à identifier et à corriger les coûts de licence supplémentaire importants et inattendus avant qu'ils n'aient un impact sur votre organisation.
En résumé : pourquoi la révision des licences est essentielle à l'optimisation des coûts et à l'efficacité
Comme nous l'avons vu tout au long de cet article, la nouvelle structure de licence FUE de SAP représente à la fois un défi et une opportunité pour les organisations. Si le passage à un système de licence basé sur l'autorisation peut sembler intimidant au premier abord, il constitue un catalyseur idéal pour réviser et optimiser votre environnement SAP. En adoptant une approche proactive et en révisant régulièrement leurs licences, les organisations peuvent non seulement s'adapter à ces changements, mais aussi les exploiter pour apporter des améliorations durables.
Réalisée correctement, une bonne révision des licences peut vous aider à :
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Réduire les coûts de licence grâce à une structure correcte des rôles et des autorisations.
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Obtenez une vision claire du paysage actuel afin d'éclairer vos décisions en matière de migration vers S/4HANA ou RISE.
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Assurez le bon déroulement des opérations et des transitions, même en période de changements majeurs au sein de l'entreprise.
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Optimisez l'efficacité organisationnelle en adaptant les rôles et les autorisations aux besoins individuels des utilisateurs.
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Améliorez la sécurité contre les menaces internes et externes en mettant en place les contrôles et les équilibres appropriés.
Les économies réalisées sur les frais de licence grâce à ce type d'examen peuvent également contribuer à établir un dossier commercial solide en faveur des projets de migration et d'amélioration, d'autant plus que ces économies peuvent aider à financer le projet lui-même. Cela vous permettra également d'économiser du temps, de l'argent et du stress à long terme en évitant d'avoir à redéfinir les rôles et les autorisations de manière réactive.
Si la gestion de ces changements vous semble insurmontable, Turnkey peut vous aider à examiner vos licences, en s'assurant que chaque utilisateur dispose des rôles et des autorisations appropriés avant votre migration ou votre prochain audit. Cela peut vous aider à protéger votre parc SAP et vos données contre les risques internes tout en évitant des coûts de licence inutile. Contactez-nous dès aujourd'hui pour en savoir plus
