Compliance-Sicherheit – schon bevor es darauf ankommt

Audit-Bereitschaft ist der Zustand, in dem Prozesse, Kontrollen und Nachweise vorhanden sind, um ein Audit effizient und ohne Unterbrechungen zu unterstützen. Sie ist wichtig, weil Unternehmen, die nicht auditbereit sind, mit längeren, kostspieligeren Auditzyklen, einem höheren Risiko negativer Feststellungen und der operativen Belastung durch die hastige Sammlung von Nachweisen unter Druck konfrontiert sind. Der proaktive – statt reaktive – Aufbau der Audit-Bereitschaft reduziert diese Belastung und gibt der Führung mehr Vertrauen in die Compliance-Situation des Unternehmens.

Der Sarbanes-Oxley Act (SOX) ist ein US-Bundesgesetz, das börsennotierte Unternehmen an US-Börsen verpflichtet, wirksame interne Kontrollen für die Finanzberichterstattung einzurichten und aufrechtzuerhalten. Die SOX-Compliance gilt für alle in den USA börsennotierten Unternehmen und deren Tochtergesellschaften, unabhängig davon, wo sie weltweit tätig sind. Abschnitt 404 des SOX verpflichtet die Unternehmensleitung, die Wirksamkeit der internen Kontrollen jährlich zu bewerten und darüber Bericht zu erstatten, wobei externe Wirtschaftsprüfer eine unabhängige Bestätigung vornehmen. Die Nichteinhaltung hat erhebliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen, einschließlich einer möglichen strafrechtlichen Haftung für Führungskräfte.

Technologie verbessert die Audit- und Compliance-Bereitschaft durch die Automatisierung der Beweissammlung, der Kontrolltests und der Verfolgung regulatorischer Änderungen – wodurch der manuelle Aufwand reduziert wird, der die Compliance traditionell so aufwendig macht. Moderne Plattformen wie SAP GRC bieten einen zentralen Überblick über alle Compliance-Verpflichtungen, während Identitäts- und Zugriffstechnologien Unternehmen dabei helfen nachzuweisen, dass die richtigen Personen den richtigen Zugriff auf die richtigen Systeme haben. KI-gestützte Funktionen werden zunehmend eingesetzt, um die Compliance-Situation kontinuierlich zu überwachen, Ausnahmen in Echtzeit zu kennzeichnen und Abhilfemaßnahmen zu priorisieren – wodurch Unternehmen von reaktiver Compliance zu proaktiver Sicherheit übergehen.

Die Verwaltung der Compliance über mehrere Rechtsordnungen und regulatorische Rahmenwerke hinweg ist eine der größten Herausforderungen, denen multinationale Unternehmen heute gegenüberstehen. Vorschriften wie SOX, DSGVO, DORA, ISO 27001 und der britische Corporate Governance Code bringen jeweils unterschiedliche Verpflichtungen mit sich – doch überschneiden sie sich oft hinsichtlich der von ihnen geforderten Kontrollen, Nachweise und Governance-Strukturen.

Der effektivste Ansatz besteht darin, ein gemeinsames Kontrollrahmenwerk zu schaffen, das eine einzelne Kontrolle gleichzeitig mehreren regulatorischen Anforderungen zuordnet, anstatt jedes Rahmenwerk als separates Compliance-Programm zu verwalten. Dies reduziert Doppelarbeit, vereinfacht die Vorbereitung auf Audits und stellt sicher, dass Investitionen in die Compliance-Infrastruktur über mehrere Verpflichtungen hinweg einen Mehrwert liefern.

Technologie spielt eine entscheidende Rolle – Plattformen wie SAP GRC und Diligent bieten einen zentralen Überblick über alle Compliance-Verpflichtungen, während KI-gestützte Überwachung Unternehmen dabei hilft, regulatorische Änderungen zu verfolgen und eine kontinuierliche Compliance-Position in allen Rechtsräumen aufrechtzuerhalten. Unternehmen, die einen integrierten Compliance-Ansatz verfolgen, wenden durchweg weniger Zeit und Ressourcen für die Erfüllung ihrer Verpflichtungen auf – und sind besser aufgestellt, wenn neue Vorschriften in Kraft treten.

Remediation“ bezeichnet den Prozess der Behebung und Lösung von Mängeln, die während eines Audits festgestellt wurden. Wenn Auditoren Kontrollschwächen, Prozesslücken oder Compliance-Verstöße identifizieren, müssen Unternehmen in der Regel einen Remediation-Plan entwickeln und umsetzen, der die Ursache und nicht nur das Symptom behebt. Eine effektive Remediation umfasst das Verständnis, warum eine Kontrolle versagt hat, die Neugestaltung oder Stärkung des relevanten Prozesses oder der Kontrolle, die Umsetzung der Korrekturmaßnahme und den Nachweis gegenüber den Auditoren, dass das Problem gelöst wurde. Unternehmen, die Abhilfemaßnahmen gründlich und systematisch durchführen, sind besser in der Lage, wiederkehrende Feststellungen in zukünftigen Prüfungszyklen zu vermeiden.